¿Cómo realizar reuniones laborales productivas?

Por Martina Lasaga (*)

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Más del 40% del tiempo en empresas u organizaciones se pierde en reuniones interminables, si esto se traduce en cifras seguramente los resultados serán bastante alarmantes respecto a la mala canalización de tiempo y recursos.

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Existe una tendencia puertas adentro de las organizaciones a improvisar reuniones y por lo tanto, a que se conviertan en poco efectivas.

Para ello, te comparto algunas reglas que podrás aplicar de ahora en adelante para mejorar en este aspecto.

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-Planificación: Se hace imprescindible organizarlas con antelación para que todos los involucrados puedan bloquear agendas y distribuir su tiempo de forma productiva. Identificar el motivo al que se convoca, para que todos vengan con ideas o propuestas claras a resolver y además, establecer el tiempo de duración de la misma (recomiendo hacerlas en 30/40 minutos como máximo).

-Organizar los recursos: Anticiparse respecto a la reserva de la sala o lugar de encuentro y todos los recursos necesarios para el buen desarrollo de la misma (ya sea proyector, pizarra, refrigerios, etc). Probar y prever todos los elementos técnicos para evitar la pérdida de tiempo en posibles fallas. Convocar y comunicar la reunión con antelación y enviar un recordatorio 24 horas antes.

-Mitigar posibles interrupciones: Lo mejor en estos casos es avisar que no se estará disponible en ese horario y en lo posible, silenciar o apagar los celulares para evitar interrupciones que puedan retrasar los temas a resolver que se estén tratando. Por supuesto que ante alguna emergencia “grave” esta regla se puede romper, aunque lo ideal es que sea sólo la excepción.

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-Avanzar según el orden del día: Poder priorizar el temario y focalizar en temas puntuales a resolver es lo ideal para optimizar tiempo y recursos y por lo tanto, tomar decisiones más acertadas en pos de resoluciones efectivas.

-Conducir la reunión: Es importante que exista una persona que coordine y facilite la reunión, estableciendo un orden en base al temario, escribiendo en lo posible una minuta y designando a los responsables de las acciones que se tomarán para la solución de cada problema y su correspondiente reporte.

Realizar un resumen y reiterar los compromisos asumidos por escrito, ya sea por mail, whatsapp o en algún documento compartido por drive.

Estos son sólo algunos tips que te pueden ayudar a realizar reuniones laborales que no se transformen en eternas e improductivas sino todo lo contrario para así lograr avanzar más rápidamente en la resolución de pendientes y llegar a cumplir con metas y objetivos planteados.

“La proactividad es tener la iniciativa y la responsabilidad de hacer que las cosas sucedan”, decía el gran Stephen Covey.

(*) La autora es licenciada en Economía (egresada de la UNS). Con especialización en Economía del Comportamiento (UCEMA) y Neurocoaching. Experta en Bienestar y Felicidad Organizacional (Universidad de Nebrija, España).