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La virtualidad se consolida como la nueva modalidad para desempeñar nuestras responsabilidades laborales. Esto nos ha obligado a acondicionar algún rincón de nuestra casa para que funcione como lugar de trabajo. El desafío se presenta cuando el cargo en el que te desempeñas requiere estar en contacto frecuente con tu equipo de trabajo a través de videoconferencias o llevar a cabo reuniones virtuales, es por eso que queremos brindarte algunos consejos para facilitarte ese momento de tu día. 

 La videoconferencia/videollamada es la mejor solución para organizarse, mantener reuniones profesionales y mantenerse en contacto con su grupo de trabajo o cliente. Sin embargo, antes de esta reunión remota con pantallas interpuestas, es importante que todos los equipos para hacer una conferencia virtual estén en plena forma y bien preparados.

Ya sea que estés teniendo una conversación individual o una videollamada con otras personas, es necesario apuntar a la excelencia tomando en cuenta estos consejos. 

Organiza una teleconferencia de primera

 Revisa tu iluminación 

Una de las primeras cosas a arreglar es la iluminación. La ubicación de la fuente de luz es crítica; no debe estar detrás de ti (de lo contrario, solo serás una silueta) ni al costado (porque el otro lado de tu cara será negro). 

Tu iluminación (ventana o luz artificial) debe estar frente a ti, de modo que tu rostro sea claramente visible. 

Si no estás satisfecho con tu apariencia, utiliza una segunda fuente de luz lateral, preferiblemente con una bombilla suave para compensar las sombras. Una lámpara de escritorio funciona bien.

 Si estás en una oficina con iluminación cenital, está bien, pero si proyectas sombras fuertes, apágala y usa otra iluminación como un kit de anillo de luz 

Revisa tu audio 

Durante una videoconferencia, es primordial que te vean y escuchen con claridad. Si estás en una habitación tranquila, puedes usar el micrófono de tu computadora portátil. 

Lo mejor sería utilizar un micrófono externo lo suficientemente cerca de la cara y la boca. Los auriculares con cable o los auriculares con micrófono también deberían funcionar. 

 Ni demasiado cerca ni demasiado lejos 

Recuerda que eres el centro de la conversación, por lo que tu audiencia quiere verte claramente, para que sientan que te están hablando directamente. 

Colócate de manera que puedas ser visto de los hombros a la cabeza o de la cintura a la cabeza. 

 Mantén tu cámara a la altura de los ojos 

Para mantener la atención de tu interlocutor, pero también para convencerlo y persuadirlo, debes mantener el contacto visual, esto es muy importante. Mantiene una conexión. Por lo tanto, es esencial que tu cámara web esté a la altura de tus ojos. 

Para hacer esto, puedes elevar tu computadora portátil. Si estás utilizando una cámara externa, debe estar lo más cerca posible de tu pantalla. 

Entonces, el truco es mirar a la cámara cuando hablas. 

Aunque pueda parecer contradictorio, como nuestros ojos se dirigen de forma natural a la pantalla del ordenador, al mirar a la cámara, sentirás que te encuentras con los ojos de tu interlocutor. 

 Si te sientes incómodo, coloca la pantalla y la cámara a la altura de los ojos. 

La mejor manera de probar tu instalación es iniciar tu aplicación de video nativa y tomar una captura de pantalla. Así, tendrás una idea de lo que tus compañeros o clientes ven de ti. 

 Un entorno sencillo 

Trata de tener un ambiente limpio y menos desordenado. Recuerda que tu entorno también transmite un mensaje y este debe estar en consonancia con lo que dices.

 No te preocupes por el maquillaje 

Sí, los presentadores de televisión usan maquillaje para verse perfectos con luces brillantes, pero eso no se aplica a las videoconferencias diarias. El maquillaje simple es suficiente. 

Si te sientes un poco acalorado o nervioso, sécate la cara con un paño suave para reducir el brillo. 

 Cualquier atuendo servirá 

Un atuendo simple es suficiente. Sin embargo, te recomendamos que evites las rayas y los patrones de cuadros, ya que pueden crear un efecto muaré (ondulaciones) en la imagen. 

Si puedes, evita usar ropa de color blanco brillante o negro intenso, ya que muchas cámaras web tienen configuraciones de exposición automática y se adaptan a estos colores.

Por ende, es probable que vestir una camisa/top blanca impecable “evite” que todo a su alrededor esté enfocado. La imagen será más oscura y menos brillante y, por el contrario, una camisa/top negra puede hacer que el ambiente sea demasiado brillante. 

 Una silla o sillón cómodo 

Siéntate en una silla o sillón cómodo, esto te mantendrá en tu lugar. La comodidad es primordial, esta influye directamente en la concentración. 

 Prepárate 

Si eres nuevo en las videoconferencias, configura la iluminación y el sonido, y una vez que estés satisfecho, llama a un amigo para averiguar cómo están las cosas en el otro lado. 

Siempre es mejor que un amigo se queje de la mala calidad del audio que un compañero de trabajo o un cliente importante. 

¿Planeas hacer muchas videoconferencias remotas? Prepara con suficiente anticipación tu "kit de video", que se puede instalar en unos minutos. 

Si recibes una llamada repentina de algún colega para una reunión de emergencia, no tendrá que preguntarte si tu configuración funciona. Todo lo que necesitas hacer es encender tu cámara, la lámpara de tu escritorio, ponerte los auriculares y colgar un cartel de "No molestar" en la puerta de tu oficina en casa para que sepan que no deben interrumpir ni descontar tiempo valioso.

Prepara tu material a discutir y organiza por puntos tu reunión 

 Esto es sumamente relevante, más aún si no eres un experto en el tema. Organiza todo el contenido por partes y desarrolla cada una de ellas, eso te va a dar seguridad y minimizará la brecha de errores. Siempre ten tus notas a mano con anterioridad, ante estas cosas no puedes dejar nada en manos de la improvisación. Habla con naturalidad y enérgicamente y cuando estés completamente listo deja que todo fluya.